l'expertise d'emergence
au service de votre congrès

commercialiser les partenariats

  • Conception d’une offre commerciale spécifique adaptée à votre évènement et au marché.
  • Déclinaison des prestations de visibilité.
  • Définition des coûts.
  • Adaptation du cadre juridique aux lois anti-cadeaux (déclaration CNOM/ARS, contraintes de communication et de délais).
  • Anticipation des alternatives présentiel/digital.
  • Une base de contacts industriels qualifiée et régulièrement mise à jour.

générer
des inscriptions

  • Qualification et mise à jour de bases de données nouvelles et existantes, spécifiques à chaque évènement.
  • Maîtrise du fonctionnement et des canaux de communication du secteur de santé public et libéral.
  • Stratégie digitale et activation des réseaux sociaux.
  • Conception, création charte graphique congrès déclinée sur supports : site internet dédié, plateforme abstracts, page évènement réseaux sociaux, application congrès, signalétique sur site.

maîtriser les coûts et la qualité des prestations

  • Les prestataires/fournisseurs : salles, traiteurs, technique, hôtellerie, imprimeurs, routeurs, standistes, sécurité, accueil…
  • Rédaction des cahiers des charges.
  • Mise en concurrence (prix, qualité, juridique).
  • Encadrement et suivi des prestations.

coordonner et organiser
votre évènement

  • Organisation et compte-rendu des réunions, secrétariat scientifique (programme).
  • Coordination de l’ensemble des prestataires et fournisseurs.
  • Conception et création des plans d’implantation de tous les espaces.
  • Gestion de la sécurité, déclaration administratives.
  • Gestion jour(s) J. Accompagnement : intervenants, congressistes, partenaires.
  • Suivi de projet régulier en fonction de vos disponibilités : partage de tous les documents en temps réel (budget, inscrits, partenaires, prestataires, rétroplanning, plan de communication).
  • Prise en charge des intervenants (transport, hébergement, rappel interventions, support en cas de grèves ou imprévus).

gérer
vos inscriptions

  • Accès en ligne en temps réel à la liste des inscrits.
  • Standard téléphonique avec réponse directe par notre équipe projet, pas de robot ni file d’attente.
  • Formulaire d’inscription en ligne personnalisé.
  • Tous moyens de paiement dont prise en charge Formation Continue et gestion bons de commande (par exemple pour un laboratoire de recherche).

financer
votre évènement

  • Emergence produit votre évènement : vous n’avez rien à payer, ni acompte ni solde. Avance de trésorerie pour payer les fournisseurs – prestataires dont la salle. Engagement de la responsabilité juridique et financière d’Emergence auprès d’eux.
  • Montant de nos prestations proposé clairement dans un devis, préalablement à la signature du projet.
  • Votre évènement est financé, les bénéfices sont reversés à l’association de votre choix.

+ d’informations sur le financement

En tant qu’organisateur pour la première fois du congrès national de la SNFMI en décembre 2015, je me félicite d’avoir travaillé avec EMERGENCE. Ce congrès fut un succès, grâce à la rigueur et au professionnalisme des membres de cette société à dimension humaine.
L’ implication d’EMERGENCE a été sans faille, assortie d’une écoute attentive et d’une efficacité permanente. Le travail de préparation du congrès s’est fait dans la bonne humeur et la sérénité, ce qui permet de minimiser le stress lié à l’organisation d’une telle manifestation. Si je dois organiser à nouveau un tel événement, je ferai appel à EMERGENCE, sans hésitation

François MAILLOT

SNFMI Tours

Nous avons plaisir à travailler avec la société EMERGENCE, pour la jeunesse de ses membres, dynamiques, compétents, qui organisent très bien nos congrès depuis plusieurs années !
Avec le sourire en plus !

Philippe HUBAULT

Les Soins Palliatifs

Cyril Masseau et son équipe nous ont accompagnés avec un grand professionnalisme dans l’organisation des journées de la FFER à Tours en 2017.
Son intérêt, son implication et sa grande patience dans la compréhension de nos attentes ont rendu cette aventure aussi humaine que passionnante. Nous avons apprécié sa capacité à anticiper, négocier avec les différents prestataires et l’attention portée à chaque détail ; rien n’a été laissé au hasard.
L’efficacité avec laquelle il a réglé tous les problèmes nous a impressionnés ! Au final, le résultat était au-delà de nos attentes, dans la collaboration apportée.

Pr Fabrice GUÉRIF & Dr Olivia GERVEREAU

FFER Tours